1. Checkliste - Location / A-Z

• Ambiente der Räumlichkeiten - Wünsche festlegen
• Anreise mit öffentl. Verkehrsmitteln abklären
• Bühne, Podium, Rednerpult
• Bühne anmieten
• Busparkplatz
• Dekoration, eigene od. von der Location
• Einrichtung für Behinderte
• Garderobe für Gäste, Personal und Künstler
• Garten/Terrasse
• Gastronomie im Haus - siehe Catering
• Heizung
• Klimaanlage
• Lage der Räumlichkeiten (EG, 3. Stk)
• Lärmabschirmung (Party? DJ?)
• Lift
• Nächster Taxistand (Entfernung)
• Nebenräume reservieren bzw. anmieten
• Parkmöglichkeiten (Anzahl / ausreichend?)
• Personal der Location benötigt?
• Podium organisieren
• Raum reservieren bzw. anmieten
• Rednerpult organisieren
• Shuttleservice
• Sitzplätze/Stehplätze (ausreichend planen!)
• Sitzordnung klären
• Stufen
• Toiletten
• Tanzfläche
• Tischaufstellung klären
• Zufahrtsmöglichkeiten

 

2. Checkliste  - Technik

• Ton-/Audiotechnik bereitstellen (Stereoanlage - Musik)
• Videotechnik bereitstellen
• Beleuchtung bereitstellen
• Beamer organisieren
• Mikrofon bereitstellen
• Steckdosenanschlüsse abklären
• Leinwand bereitstellen
• wer ist vor Ort verantwortlich für die Technik?
• Handy-Empfang vor Ort prüfen

 

3. Checkliste - Essen & Trinken

• Menü?
• Menü festlegen
• Menükarten
• Buffet?
• Kaltes Buffet planen
• Warmes Buffet planen
• Vegetarische Alternativen planen
• Dessertbuffet planen
• Gedeck
• Canapés, kalt, warm
• Petits fours
• Kuchen, Torte
• Kalte Getränke auswählen
• Warme Getränke auswählen
• Alkoholfreie Getränke auswählen
• Kaffee
• Alkoholische Getränke auswählen
• Aperitif
• Bier
• Wein
• Sekt
• Champagner
• Digestif
• Liköre

 

4. Checkliste - Einladung

• Einladungsschreiben
• Information zum Anlass
• Information zum Datum
• Information zur Uhrzeit
• Information zum Ort
• Vollständige Adresse angeben
• Tel-Nr. der Location
• Ansprechpartner für Rückfragen und Anmeldung angeben
• Wegbeschreibung beifügen
• Kleiderordnung vorgeben
• Interne Einladungsschreiben versenden
• Externe Einladungsschreiben versenden

 

5. Checkliste - Drumherum - Sonstiges

• Bühne, Ton, Licht
• Ton
• Licht
• Dekoration
• Dekorationsteam organisieren
• Einladungskarten
• Tischkarten
• Plakate
• Fahnen, Wimpel, Pokale, Urkunden etc.
• Feuerwerk
• Film- und/oder Videogeräte
• Fotograf
• Friseur
• Geschenke und Verpackung
• Geschenke und/oder Blumensträuße für Ehrungen
• Blumenschmuck
• Kerzen
• Klavier
• Kleidung
• Kostüme
• Möbel, Geschirr, Besteck, Gläser etc.
• Personal für Service und Reinigung
• Rauchwaren
• Telefon
• Transport - Shuttleservice, öffentl. Verkehrsmittel etc.
• Zelt

 

6. Checkliste - Unterhaltung - Entertainment

• Begrüßung - durch wen?
• Weihnachtliche Ansprache vorbereiten, Rücksprache mit Geschäftsführer /Vorstand
• Künstleragentur
• Veranstaltungsagentur
• Organisator
• externe Künstler buchen und deren Beiträge abklären
• Musik - DJ
• Musik - Band
• Dinnermusik - live
• Tanzmusik - live
• Moderator oder/und Entertainer
• Shows und/oder Showeinlagen
• Zeremonienmeister
• Beiträge aus eigenen Reihen - Beiträge abklären
• Beiträge von Gästen abklären
• Mitternachtseinlage
• Überraschung
• Ehrungen
• Organisation + Überreichung von Weihnachtspräsenten abklären
• Zentralen Ansprechpartner für Programmablauf festlegen
• Kontaktliste aller Mitwirkenden und Ansprechpartner erstellen
• Technik - Veranstwortlichen festlegen (s.u. Technik)
• evtl. benötigte Requisiten besorgen
• Genauen Ablaufplan erstellen

 

Unterhaltungsprogramm / Entertainment / besondere Attraktion

Kümmern Sie sich frühzeitig um das Unterhaltungsprogramm: Eine Band für die Musik, einen DJ oder einen Entertainer (Comedian, Zauberer, o.ä.) - sehen Sie sich dazu meine vielfältigen Angebote für Weihnachtsfeiern an unter: Showprogramme vom Weihnachtskünstler.

Musik

Suchen Sie sich einen DJ oder eine Band für die musikalische Unterhaltung - sehen Sie sich dazu das Weihnachtsprogramm der 'Fantastischen 2' an unter: Comedy & Musik. Denken Sie an die technischen Voraussetzungen vor Ort.
Zum Thema 'Künstler buchen' finden Sie auf meiner Website ausführliche Informationen unter 'Tipps für Ihre Feier'. Informieren Sie sich hier - dann sind Sie auf der sicheren Seite!

Fotograf / Video

Suchen Sie sich einen Fotografen oder Videofilmer für Ihre Weihnachtsfeier. Eine tolle Alternative oder Ergänzung zu einem klassischen Fotografen ist der lustige Weihnachtsfotograf. Informieren Sie sich doch einfach mal über mein Weihnachts-Fotoprogramm unter: 'Comedy-Fotograf'.

7. Checkliste - Vorschriften

• Allgemeine Vorschriften für Veranstaltungen
• Sicherheitsbestimmungen
• Veranstaltungen mit Verköstigung und Getränkeausschank
• Steuern und Veranstaltungen
• KSK - Künstlersozialkasse - Künstlersozialabgabe
• Gema

8. Checkliste - Ablauf des Feste

• Location-Check - Bestuhlung, etc. ok?
• Location-Check - Deko ok?
• Location-Check - Technik vorbereitet?
• Technik und Lichtanlage checken
• Location-Check - Catering vorbereitet?
• Material- und Gerätebestand kontrollieren
• Technische Einrichtungen funktionieren?
• Heizung und Kühlung optimal?
• Wo sind die Toiletten, Kennzeichnung?
• Hinweistafeln, Transparente etc. richtig aufgehängt?
• Grünpflanzen und Blumenschmuck in Ordnung?
• Anwesenheit aller Mitwirkenden überprüfen
• Fotograf anwesend?
• Künstler anwesend?
• Empfang vorbereiten
• Vorgespräch mit Fotografen
• Vorgespräch mit Künstlern / Musikern
• Notausgänge und Rettungswege kontrollieren
• Telefonliste zur Hand (Tel-Nrn. aller Beteiligten)
• gute Laune checken !!!

 

Ansprechpartner / Zeremonienmeister

Bestimmen Sie einen Ansprechpartner für alle Beteiligten. Er sollte über alle Details Ihrer Weihnachtsfeier bescheid wissen und die 'Regie' bei Ihrer Weihnachtsfeier übernehmen. Im besten Fall haben Sie einen Zeremonienmeister, der Sie und Ihre Gäste sicher durch Ihren ganz besonderen Tag geleitet. Sehen Sie sich hierzu einfach mal mein Programm als Zeremonienmeister an: hier klicken!

9. Checkliste - nach der Weihnachtsfeier

• Abbau des eigenen Equipments
• Geräte und Materialien abtransportieren
• Müll entsorgen, Veranstaltungsraum reinigen
• Überprüfen, ob nichts vergessen wurde
• Abbau Hinweistafeln, Transparente, eigene Deko, etc.
• Rechnungen begleichen
• Schlussabrechnung erstellen
• Bericht und Fotos an Mitarbeiter verschicken
• Bericht und Fotos ins Intranet stellen
• Dankschreiben an Mitwirkende verschicken (Künstler, etc.)
• Dankschreiben an Sponsoren verschicken
• Feedbackbögen an Gäste verschicken
• Feedbackbögen auswerten

 

Kostenkontrolle

Budgetplan aktualisieren. Wenn Sie es noch nicht getan haben, holen Sie es jetzt nach. Laden Sie sich meinen Budgetplaner für Weihnachtsfeiern von meiner Website herunter, um sich einen Überblick über die Kosten Ihrer Hochzeit zu verschaffen: hier klicken!

Diverses

• Nützliches für Ihre Weihnachtsfeier, Betriebsweihnachtsfeier, Firmenweihnachtsfeier oder Vereinsweihnachtsfeier wie z.B. Spiele, Sprüche und Reden.
• Nutzen Sie dafür meine für Sie zusammengestellten
  Vorschläge. Sie finden sie hier: Gratis-Infos zum herunterladen!
• Aufgaben für freiwillige Helfer festlegen
• Dekorationen festlegen für Stehempfang, Tische, Saal
• Tisch- und Sitzordnung erstellen

 

ICH WÜNSCHE IHNEN EINE WUNDERVOLLE WEIHNACHTSFEIER UND VIEL GLÜCK IM NEUEN JAHR!